12 Cara Membalas Email HRD dan Contoh yang Profesional

Cara Membalas Email HRD Lengkap dengan Contohnya – Dalam melamar pekerjaan di era modern yang sekarang ini, kebanyakan perusahaan telah menggunakan media seperti email untuk menangani proses lamaran pekerjaan.

Biasanya pelamar akan mengirimkan CV melalui email perusahaan dan setelah itu perusahaan akan memberikan jawaban dengan membalas email pelamar.

Selama proses rekrutmen, banyak pelamar merasa bingung bagaimana menjawab email dari HRD perusahaan. Terutama bagi para fresh graduate, mereka pula harus menyiapkan berkas lamaran.

Artikel ini akan memberikan Cara Membalas Email HRD lengkap dengan contohnya.

Apa Saja Poin yang Perlu Diperhatikan?

Saat membalas email dari HRD tentunya ingin mendapatkan kesan yang profesional. Jangan lupa perhatikan poin berikut.

1. Ingat Prinsip A.S.A.P!

Sama halnya saat kita ingin mendapatkan jawaban sesegera mungkin, mau bersedia atau menolak tetap balas dengan prinsip As Soon As Possible. Jangan biarkan mereka menunggu dan ciptakan kesan yang kurang baik untuk Anda.

2. Berikan Apresiasi

Dengan mengucapkan terima kasih, Anda akan lebih dihargai dan memberi kesan positif.

3. Straight To The Point

Cara membalas email HRD yang professional berikutnya yaitu dengan mengutarakan langsung pada intinya. Jangan gunakan kalimat rumit atau yang panjang.

4. Pakai Struktur, Bahasa dan Kata yang Tepat

Anda bisa melihat format atau struktur email di bawah berikut, kemudian perhatikan bahasa dan kata-kata dengan bahasa sopan dan santun.

5. Jangan lupa Konfirmasi Kembali Info yang Diterima

Selalu gunakan kalimat konfirmasi atau pernyataan yang didapat dari HRD sehingga pesan email diterima dengan baik dan tepat. Tak hanya itu, seorang HRD juga harus tahu cara membalas email pelamar kerja agar sama-sama enak.

Format Cara Membalas Email HRD yang Baik dan Benar

Cara Membalas Email HRD
Sumber: pexels.com

Saat menerima email, Anda harus membalas email tersebut untuk menunjukkan bahwa Anda mengetahui informasi yang diberikan.

Berikut ini adalah format untuk menanggapi email yang diterima di tempat kerja:

1. Subjek Email

Mengenai subject email, biasanya HRD perusahaan pengirim email sudah mencantumkan subjectnya.

Ketika Anda “Membalas” atau membalas, subjek email akan otomatis mengikuti.

Dalam hal ini, Anda tidak perlu mengubah subjek email.

Namun, jika Anda berniat untuk mengubah atau mengirim email baru, Anda dapat menulis subjek email dengan tulisan “Konfirmasi penerimaan lamaran kerja Anda”.

2. Salam

Sebelum menyampaikan maksud dari email yang telah Anda kirimkan sebelumnya.

Maka Anda harus mengucapkan salam terlebih dahulu.

Silahkan sesuaikan dengan berbagai situasi dan kondisi yang ada seperti Selamat Pagi, Selamat Siang, Assalamualaikum, Salam Sejahtera.

Ini merupakan bentuk sopan santun dan keramahan yang dapat menjadi nilai tambah atas sikap yang Anda berikan.

3. Ucapan Terima Kasih

Mengucapkan terima kasih cukup penting untuk dilakukan oleh siapapun juga.

Ini menunjukkan bahwa Anda menghormati keputusan HRD perusahaan yang telah memberi Anda kesempatan.

4. Isi Email

Isi email dapat menjadi konfirmasi bahwa Anda akan melanjutkan pekerjaan dan berusaha melakukan pekerjaan dengan baik.

Anda dapat mengajukan pertanyaan jika ada hal-hal yang ingin Anda ketahui tentang tahap selanjutnya. Jangan ragu untuk mendapatkan informasi, tetapi jangan bertele-tele.

5. Penutup

Format cara membalas email HRD berikutnya yaitu Anda tidak perlu bertele-tele. Katakan kata-kata pendek seperti “Itulah hal-hal yang bisa saya katakan”.

Setelahnya Anda bisa mengirimkan surat tersebut melalui email.

Namun, jika Anda melakukannya melalui surat lamaran kerja langsung, Anda patut mengetahui cara menulis amplop lamaran kerja yang benar berikut.

Cara Membalas Email HRD Agar Lolos Interview

Cara Membalas Email HRD
Sumber: pexels.com

6. Cobalah untuk Membalas dengan Cepat

Undangan wawancara kerja tidak hanya diberikan oleh perusahaan melalui telepon, tetapi terkadang juga melalui email.

Jadi bagaimana Anda membalas email HRD? Saat ini melamar pekerjaan lebih mudah dan praktis karena bisa dilakukan melalui email.

Setelah pelamar mengirimkan lamaran kerja melalui email, tidak jarang perusahaan juga mengirimkan undangan wawancara kerja melalui email.

Contoh yang Benar Cara untuk Membalas Email HRD

Cara Membalas Email HRD
Sumber: pexels.com

Membalas email terkait dengan pekerjaan tidak boleh sembarangan untuk dilakukan.

Karena cara berkomunikasi, merespon dan berinteraksi dengan perekrut secara online tidak kalah pentingnya dengan kemampuan dan kualifikasi yang Anda miliki saat mencari pekerjaan. 

7. Tunjukkan Kesopanan dan Etika yang Baik

Cara membalas email HRD selanjutnya adalah dengan menunjukkan sopan santun dan etika yang baik.

Anda bisa menunjukkan penghargaan, semangat, dan rasa terima kasih kepada perekrut yang telah memberikan kesempatan untuk menghadiri wawancara kerja di antara pelamar lainnya.

8. Balas dengan Profesional

Ingatlah untuk membalas semua jenis email pekerjaan dengan profesional.

Caranya dengan melakukan konfirmasi ulang waktu, nomor telepon atau alamat lokasi wawancara agar jelas dan tidak membingungkan perekrut.

Pastikan juga email yang Anda kirim tidak ada kesalahan penulisan.

9. Tidak Bertele-Tele

Sama seperti membuat surat lamaran kerja, membalas email HRD juga harus to the point. Usahakan balasan yang Anda kirimkan singkat.

Tanggapi dengan kalimat yang singkat, padat, dan jelas. Jangan lupa untuk memilih kata-kata yang sopan dan menunjukkan penghargaan berupa ucapan terima kasih.

10. Membalas Email Ketika Anda menolak panggilan wawancara

Meski tidak bisa hadir atau bahkan menolak wawancara karena berbagai alasan, Anda tetap harus membalas email tersebut.

Jika Anda menolak panggilan wawancara, jelaskan alasannya dengan sopan dan terima kasih atas kesempatannya. Ini akan menunjukkan sisi profesional Anda kepada perekrut.

11. Usulkan Jadwal Wawancara

Anda juga bisa mengajukan jadwal wawancara jika waktu yang ditawarkan perekrut tidak sesuai dengan ketersediaan Anda.

Katakan bahwa Anda menghargai kesempatan dipanggil untuk wawancara, tetapi waktunya tidak sesuai dengan jadwal Anda.

Berikan sebuah pilihan waktu yang telah sesuai dengan jadwal Anda, lalu kemudian segera tanyakan apakah waktu tersebut memungkinkan atau tidak.

Contoh Membalas Konfirmasi Kehadiran untuk wawancara

pesan
Sumber: pexels.com

Jangan lupa konfirmasi kehadiran saat membalas email undangan wawancara sebagai RSVP untuk HRD dan pelamar.

Berikut adalah contoh cara yang baik untuk membalas konfirmasi kehadiran dalam sesi wawancara.

Perihal : Konfirmasi Kehadiran Wawancara Pemasaran Digital 

Selamat pagi Bapak/Ibu yang Terhormat

Terima kasih telah memberikan waktu dan tempat bagi saya untuk bisa memperkenalkan diri secrara lebih lanjut di sesi wawancara. Saya sangat senang bertemu dengan Anda dengan menyertakan hari, tanggal dan tempat dimana Anda akan memulai sebuah proses wawancara kerja saat ini.

 

Salam hangat,

(Nama Anda)

Contoh Balasan Email HRD

1. Email balasan untuk meminta maaf karena keterlambatan membaca dan membalas email HRD

Keterlambatan membaca email dari HRD sebenarnya merupakan kesalahan fatal. Anda sebagai pelamar harus menjawab email tersebut daripada mengabaikannya begitu saja. Anda bisa menggunakan cara membalas email lamaran kerja seperti ini:

Perihal : Mohon maaf terlambat membaca Digital Marketing Interview 

Selamat pagi Bapak/Ibu yang Terhormat

Terima kasih telah mempertimbangkan saya untuk bergabung dengan menyertakan nama perusahaan. Saya sangat menyesal, saya baru saja membaca email dari Anda mengenai jadwal wawancara saya yang dijadwalkan 5 hari yang lalu karena termasuk dalam email spam. Besar harapan saya untuk diberikan kesempatan wawancara kembali karena saya sangat ingin bergabung dengan perusahaan bapak. Saya menghargai ketika Anda meluangkan waktu untuk meninjau aplikasi saya. Sekali lagi saya mohon maaf.

Salam hangat,

Nama Anda

Contoh Membalas Email HRD untuk Meminta Perubahan Jadwal Wawancara

Pesan
Sumber: pexels.com

Berikut ini adalah cara menjawab email HRD:

2. Email balasan untuk negosiasi jadwal ulang wawancara

Membalas email konfirmasi wawancara sangat penting, tetapi bagaimana jika penawaran tidak sesuai dengan jadwal Anda?

Jika Anda tidak dapat hadir pada jadwal tersebut, Anda harus meminta jadwal lain.

Anda dapat memberikan tanggal pasti kapan Anda dapat hadir sehingga HRD juga mengetahui ketersediaan mereka dan menyesuaikannya dengan jadwal mereka. Inilah contoh email ke HRD:

Perihal : Permintaan Perubahan Jadwal Wawancara Digital Marketing 

Selamat pagi Bapak/Ibu yang Terhormat

Terima kasih telah mempertimbangkan diri saya untuk bisa bergabung dengan menyertakan nama perusahaan. Mohon maaf yang sebesar-besarnya, pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan, saya berhalangan hadir karena ada keperluan internal mendesak yang tidak bisa ditinggalkan. 

Saya sangat berharap diberi kesempatan untuk merubah jadwal wawancara karena saya sangat ingin bergabung dengan perusahaan bapak. Adapun saya tersedia pada 18-20 Oktober 2021 setelah jam 12 siang. Saya sangat menghargai Anda karena telah meluangkan waktu untuk meninjau aplikasi saya.

Salam hangat,

Nama Anda

Cara membalas email HRD sebenarnya tidak begitu sulit, Anda tinggal menyampaikan pesan tanpa bertele-tele, dengan bahasa yang sopan dan santun.

Jika HRD memberikan pesan melalui WA, Anda juga bisa menggunakan cara membalas pesan HRD di WA dengan cara di atas.

Semoga informasi ini dapat bermanfaat bagi Anda yang sedang melamar pekerjaan khususnya.

Itulah ulasan tentang Cara Membalas Email HRD lengkap dengan contohnya. Semoga bermanfaat bagi Anda.

Jangan lewatkan membaca artikel menarik lainnya, silahkan mengunjungi situs blog Evermos. 

Mau coba bisnis modal minim langsung dari HP? Anda bisa bergabung menjadi reseller Evermos sekarang juga!🤑🤑

×