Ketika melamar pekerjaan melalui email dan mendapatkan balasan kabar baik dari HRD, pasti akan timbul perasaan bahagia dan lega. Namun perlu diingat untuk tidak gegabah dalam membalas email tersebut. Ikuti cara membalas email HRD di artikel ini agar perjalanan seleksi kamu lancar!
Mengetahui tata cara mengirim berkas lamaran kerja kepada HRD memang sangat penting, namun memahami cara membalas email HRD juga tidak kalah penting.
Sebab, ketika HRD mengirim Anda email balasan kabar baik atas berkas lamaran yang Anda kirim, tandanya HRD tertarik dengan profil Anda, dan ingin tahu lebih lanjut melalui sesi wawancara.
Sehingga, kamu harus membalas email tersebut dengan cara yang baik. Hal ini bertujuan agar memperkuat keputusan HRD untuk memiliki kamu sebagai bagian dari perusahaan.
Baca juga: Contoh Surat Lamaran Kerja Sebagai Guru
Cara Membalas Email HRD: Apa Saja Poin yang Perlu Diperhatikan?
Cara membalas email yang baik dari HRD tentunya ingin mendapatkan kesan yang profesional. Berikut cara membalas email penerimaan kerja dari HRD dan point yang harus diperhatikan dikutip dari glints.com:
- Ingat Prinsip A.S.A.P!: Sama halnya saat kita ingin mendapatkan jawaban sesegera mungkin, mau bersedia atau menolak tetap balas dengan prinsip As Soon As Possible. Jangan biarkan mereka menunggu dan ciptakan kesan yang kurang baik untuk Anda.
- Berikan Apresiasi: Dengan mengucapkan terima kasih, Anda akan lebih dihargai dan memberi kesan positif.
- Straight To The Point: Cara membalas email HRD yang professional berikutnya yaitu dengan mengutarakan langsung pada intinya. Jangan gunakan kalimat rumit atau yang panjang.
- Pakai Struktur, Bahasa dan Kata yang Tepat: Anda bisa melihat format atau struktur email di bawah berikut, kemudian perhatikan bahasa dan kata-kata dengan bahasa sopan dan santun.
- Jangan lupa Konfirmasi Kembali Info yang Diterima: Selalu gunakan kalimat konfirmasi atau pernyataan yang didapat dari HRD sehingga pesan email diterima dengan baik dan tepat. Tak hanya itu, seorang HRD juga harus tahu cara membalas email pelamar kerja agar sama-sama enak.
Baca juga: Contoh Surat Lamaran Kerja di PT Sebagai Karyawan
Format Cara Membalas Email HRD yang Baik dan Benar
Saat menerima email, Anda harus membalas email tersebut untuk menunjukkan bahwa Anda mengetahui informasi yang diberikan.
Berikut ini adalah format untuk menanggapi email yang diterima di tempat kerja:
1. Subjek Email
Mengenai subject email, biasanya HRD perusahaan pengirim email sudah mencantumkan subjectnya.
Ketika Anda “Membalas” atau membalas, subjek email akan otomatis mengikuti.
Dalam hal ini, Anda tidak perlu mengubah subjek email.
Namun, jika Anda berniat untuk mengubah atau mengirim email baru, Anda dapat menulis subjek email dengan tulisan “Konfirmasi penerimaan lamaran kerja Anda”.
2. Salam
Sebelum menyampaikan maksud dari email yang telah Anda kirimkan sebelumnya.
Maka Anda harus mengucapkan salam terlebih dahulu.
Silahkan sesuaikan dengan berbagai situasi dan kondisi yang ada seperti Selamat Pagi, Selamat Siang, Assalamualaikum, Salam Sejahtera.
Ini merupakan bentuk sopan santun dan keramahan yang dapat menjadi nilai tambah atas sikap yang Anda berikan.
3. Ucapan Terima Kasih
Mengucapkan terima kasih cukup penting untuk dilakukan oleh siapapun juga.
Ini menunjukkan bahwa Anda menghormati keputusan HRD perusahaan yang telah memberi Anda kesempatan.
4. Isi Email
Isi email dapat menjadi konfirmasi bahwa Anda akan melanjutkan pekerjaan dan berusaha melakukan pekerjaan dengan baik.
Anda dapat mengajukan pertanyaan jika ada hal-hal yang ingin Anda ketahui tentang tahap selanjutnya. Jangan ragu untuk mendapatkan informasi, tetapi jangan bertele-tele.
Untuk mengetahui panduan membuat isi email yang lebih lengkap, Anda dapat membacanya disini.
5. Penutup
Format cara membalas email HRD berikutnya yaitu Anda tidak perlu bertele-tele. Katakan kata-kata pendek seperti “Itulah hal-hal yang bisa saya katakan”. Kemudian, Anda bisa mengirimkan surat tersebut melalui email.
Namun, jika Anda melakukannya melalui surat lamaran kerja langsung, Anda patut mengetahui cara menulis amplop lamaran kerja yang benar berikut.
Cara Membalas Email HRD Agar Lolos Interview, Ini Tipsnya!
Berikut ini adalah contoh yang benar cara untuk membalas email HRD:
1. Cobalah untuk Membalas dengan Cepat
Undangan wawancara kerja tidak hanya diberikan oleh perusahaan melalui telepon, tetapi terkadang juga melalui email.
Jadi bagaimana Anda membalas email HRD? Saat ini melamar pekerjaan lebih mudah dan praktis karena bisa dilakukan melalui email.
Setelah pelamar mengirimkan lamaran kerja melalui email, tidak jarang perusahaan juga mengirimkan undangan wawancara kerja melalui email.
2. Tunjukkan Kesopanan dan Etika yang Baik
Cara membalas email HRD selanjutnya adalah dengan menunjukkan sopan santun dan etika yang baik.
Anda bisa menunjukkan penghargaan, semangat, dan rasa terima kasih kepada perekrut yang telah memberikan kesempatan untuk menghadiri wawancara kerja di antara pelamar lainnya.
3. Balas dengan Profesional
Ingatlah untuk membalas semua jenis email pekerjaan dengan profesional.
Caranya dengan melakukan konfirmasi ulang waktu, nomor telepon atau alamat lokasi wawancara agar jelas dan tidak membingungkan perekrut.
Pastikan juga email yang Anda kirim tidak ada kesalahan penulisan.
4. Tidak Bertele-Tele
Sama seperti membuat surat lamaran kerja, membalas email HRD juga harus to the point. Usahakan balasan yang Anda kirimkan singkat.
Tanggapi dengan kalimat yang singkat, padat, dan jelas. Jangan lupa untuk memilih kata-kata yang sopan dan menunjukkan penghargaan berupa ucapan terima kasih.
5. Membalas Email Ketika Anda menolak panggilan wawancara
Meski tidak bisa hadir atau bahkan menolak wawancara karena berbagai alasan, Anda tetap harus membalas email tersebut.
Jika Anda menolak panggilan wawancara, jelaskan alasannya dengan sopan dan terima kasih atas kesempatannya. Ini akan menunjukkan sisi profesional Anda kepada perekrut.
6. Usulkan Jadwal Wawancara
Anda juga bisa mengajukan jadwal wawancara jika waktu yang ditawarkan perekrut tidak sesuai dengan ketersediaan Anda.
Katakan bahwa Anda menghargai kesempatan dipanggil untuk wawancara, tetapi waktunya tidak sesuai dengan jadwal Anda.
Berikan sebuah pilihan waktu yang telah sesuai dengan jadwal Anda, lalu kemudian segera tanyakan apakah waktu tersebut memungkinkan atau tidak.
Contoh Membalas Konfirmasi Kehadiran untuk Wawancara
Jangan lupa konfirmasi kehadiran saat membalas email undangan wawancara sebagai RSVP untuk HRD dan pelamar.
Berikut adalah contoh cara yang baik untuk membalas konfirmasi kehadiran dalam sesi wawancara.
Perihal : Konfirmasi Kehadiran Wawancara Pemasaran Digital
Selamat pagi Bapak/Ibu yang Terhormat
Terima kasih telah memberikan waktu dan tempat bagi saya untuk bisa memperkenalkan diri secrara lebih lanjut di sesi wawancara. Saya sangat senang bertemu dengan Anda dengan menyertakan hari, tanggal dan tempat dimana Anda akan memulai sebuah proses wawancara kerja saat ini.
Salam hangat,
(Nama Anda)
Contoh Balasan Email HRD Jika Ada Kendala
1. Email Balasan untuk Meminta Maaf Karena Keterlambatan Membaca dan Membalas Email HRD
Keterlambatan membaca email dari HRD sebenarnya merupakan kesalahan fatal. Anda sebagai pelamar harus menjawab email tersebut daripada mengabaikannya begitu saja. Anda bisa menggunakan cara membalas email lamaran kerja seperti ini:
Perihal : Mohon maaf terlambat membaca Digital Marketing Interview
Selamat pagi Bapak/Ibu yang Terhormat
Terima kasih telah mempertimbangkan saya untuk bergabung dengan menyertakan nama perusahaan. Saya sangat menyesal, saya baru saja membaca email dari Anda mengenai jadwal wawancara saya yang pihak perusahaan jadwalkan 5 hari yang lalu karena termasuk dalam email spam.
Besar harapan saya untuk Bapak/Ibu memberikan kesempatan wawancara kembali karena saya sangat ingin bergabung dengan perusahaan bapak. Saya menghargai ketika Anda meluangkan waktu untuk meninjau aplikasi saya. Sekali lagi saya mohon maaf.
Salam hangat,
Nama Anda
2. Contoh Membalas Email HRD untuk Meminta Perubahan Jadwal Wawancara
Membalas email konfirmasi wawancara sangat penting, tetapi bagaimana jika penawaran tidak sesuai dengan jadwal Anda? Jika Anda tidak dapat hadir pada jadwal tersebut, Anda harus meminta jadwal lain.
Anda dapat memberikan tanggal pasti kapan Anda dapat hadir sehingga HRD juga mengetahui ketersediaan mereka dan menyesuaikannya dengan jadwal mereka. Berikut ini adalah cara membuat email balasan untuk negosiasi jadwal ulang wawancara:
Perihal : Permintaan Perubahan Jadwal Wawancara Digital Marketing
Selamat pagi Bapak/Ibu yang Terhormat
Terima kasih telah mempertimbangkan diri saya untuk bisa bergabung dengan menyertakan nama perusahaan. Mohon maaf yang sebesar-besarnya, pada tanggal dan waktu yang telah perusahaan tentukan, saya berhalangan hadir karena ada keperluan internal mendesak yang tidak bisa saya tinggalkan.
Saya sangat berharap diberi kesempatan untuk merubah jadwal wawancara karena saya sangat ingin bergabung dengan perusahaan bapak. Adapun saya tersedia pada 18-20 Oktober 2021 setelah jam 12 siang. Saya sangat menghargai Anda karena telah meluangkan waktu untuk meninjau aplikasi saya.
Salam hangat,
Nama Anda
Cara membalas email HRD sebenarnya tidak begitu sulit, Anda tinggal menyampaikan pesan tanpa bertele-tele, dengan bahasa yang sopan dan santun.
Jika HRD memberikan pesan melalui WA, Anda juga bisa menggunakan cara membalas pesan HRD di WA dengan cara di atas.
Anda juga bisa melihat video berikut ini agar mudah dalam membahas email dari HRD:
Semoga informasi ini dapat bermanfaat bagi Anda yang sedang melamar pekerjaan khususnya.
Cara Membalas Email untuk Memberi Berkas
Bagi yang bingung bagaimana cara membalas email untuk memberi berkas pada HRD, berikut adalah contoh yang bisa anda tiru
Subjek: Penyampaian Berkas yang Diminta
Kepada [Nama Penerima], [Email Penerima]
Halo [Nama Penerima],
Salam hangat! Saya berharap Anda dalam keadaan baik. Email ini saya tulis sebagai tanggapan atas permintaan Anda untuk mendapatkan berkas yang perusahaan butuhkan. Berkas tersebut saya lampirkan pada email ini sesuai dengan kebutuhan dari pihak perusahaan.
[Di sini Anda dapat menambahkan beberapa informasi tambahan, seperti keterangan tentang berkas yang Anda kirimkan, mengapa Anda mengirimkannya, atau instruksi lebih lanjut jika diperlukan.]
Silakan periksa berkas tersebut untuk memastikan bahwa semuanya lengkap dan sesuai dengan apa yang Anda butuhkan. Jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memerlukan informasi tambahan atau ada pertanyaan lebih lanjut tentang berkas tersebut.
Terima kasih telah menghubungi kami dan memberikan kesempatan untuk membantu Anda. Kami berharap berkas yang kami berikan dapat memenuhi kebutuhan Anda. Jika Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut, harap beri tahu kami.
Sekali lagi, terima kasih dan harap Anda dapat menggunakan berkas tersebut dengan baik.
Hormat kami, [Nama Anda]
[Tanda tangan Anda (jika perlu)] [Nomor kontak Anda (jika perlu)]
Cara Membalas Email Keterima Kerja
Ini merupakan sebuah kabar gembira bukan? tapi bukan berarti setelah dapat info keterima kerja anda hanya merasa senang tanpa memberi feedback pada HRD.
Sampaikanlah rasa syukur kalian dan berterimakasih namun tetap sopan. begitu cara membalas emailnya!
Kepada [Nama Pemberi Kerja], [Email Pemberi Kerja]
Halo [Nama Pemberi Kerja],
Terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk bergabung dengan tim Anda di [Nama Perusahaan]. Saya sangat senang dan bersemangat untuk menerima tawaran pekerjaan yang telah diberikan kepada saya untuk posisi [Nama Posisi].
Saya ingin mengonfirmasi bahwa saya dengan senang hati menerima tawaran pekerjaan tersebut dan bersedia untuk bergabung dengan tim Anda pada tanggal [Tanggal Mulai] sesuai yang telah disepakati sebelumnya. Adapun saya sangat antusias untuk memberikan kontribusi saya dalam mencapai tujuan perusahaan dan berkontribusi dalam lingkungan kerja yang dinamis.
Selain itu, saya ingin menyatakan kembali komitmen saya terhadap pekerjaan ini, serta kesiapan saya untuk belajar, beradaptasi, dan bekerja sama dengan tim Anda. Tekad saya untuk bekerja keras memenuhi harapan perusahaan dan membuktikan diri saya sebagai anggota tim yang berdedikasi dan profesional.
Sekali lagi, saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan ini dan saya sangat menantikan untuk bergabung dengan tim [Nama Perusahaan]. Saya siap untuk memulai pekerjaan saya pada tanggal yang telah perusahaan tentukan. Mohon beri tahu saya jika ada langkah-langkah selanjutnya yang harus saya ikuti sebelum tanggal mulai saya.
Terima kasih banyak.
Hormat saya, [Nama Anda]
[Tanda tangan Anda (jika perlu)] [Nomor kontak Anda (jika perlu)]
Itulah ulasan tentang Cara Membalas Email HRD lengkap dengan contohnya. Semoga bermanfaat bagi Anda.
Jangan lewatkan membaca artikel menarik lainnya, silahkan mengunjungi situs blog Evermos.
Mau coba bisnis modal minim langsung dari HP? Anda bisa bergabung menjadi reseller Evermos sekarang juga!🤑🤑
Sarah Nurjannah adalah SEO Content Writer di Blog Evermos yang berpengalaman selama 3 tahun membagikan konten seputar Doa, Tips Bisnis, Tips & Trik, dan berbagai Konten Informatif lainnya. Tahun 2020, Sarah pernah menulis di Okezone selama 3 bulan sebagai News Writer.
