Kamu perlu membuat surat undangan resmi tapi tidak tahu bagaimana cara membuatnya yang benar? Mari simak artikel ini karena akan memberikan beberapa contoh surat undangan resmi.
Berbagai contoh surat undangan resmi di artikel ini dapat kamu unduh dalam format Word.
Namun, sebelum mengetahui contohnya penting untuk kamu memahami apa itu surat undangan resmi dan bagaimana struktur serta cara membuatnya yang benar.
Apa itu Surat Undangan Resmi
Surat undangan resmi adalah dokumen tertulis yang secara formal mengundang penerima surat baik itu individu, instansi maupun organisasi untuk hadir dalam sebuah acara penting.
Melalui surat undangan resmi, pengirim pesan dapat memberikan informasi yang jelas dan formal kepada penerima pesan mengenai suatu acara, termasuk tanggal, waktu, tempat, agenda dan informasi tambahan lainnya yang diperlukan.
Baca juga: 5 Contoh Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua.
Cara Membuat Surat Undangan Resmi
Cara membuat surat undangan resmi yang formal harus mengikuti sistematika penulisan surat dengan benar. Berikut ini adalah beberapa tahapan dalam membuat surat undangan resmi:
1. Kop Surat
Pertama-tama, surat undangan resmi harus mencantumkan kop surat di bagian atasnya. Kop surat ini mencakup informasi penting mengenai nama perusahaan, instansi atau organisasi.
Selain itu, kop surat juga mencakup alamat perusahaan, logo, nomor telepon, alamat email dan situs website apabila ada.
2. Nomor dan Tanggal
Setelah mencantumkan kop surat, maka selanjutnya adalah mencantumkan nomor dan tanggal pembuatan surat. Tujuannya agar pendataan administrasi persuratan tetap terjaga.
Tempatkan nomor dan tanggal pembuatan surat di bagian atas sebelah kanan atau kiri surat.
3. Salam Pembuka
Kemudian, lanjutkan dengan membuat bagian isi surat. Namun, sebelum itu berikan salam pembuka yang formal kepada penerima surat undangan.
Salam pembuka yang biasa digunakan pada surat undangan resmi yaitu, “Dengan Hormat”, “Kepada”, “Yth.” dan lain-lain.
4. Isi Surat
Selanjutnya masuk pada inti dari surat undangan resmi. Pada bagian isi surat, jelaskan dengan jelas dan tidak bertele-tele mengenai tujuan dari undangan tersebut.
Mulai dari acara apa yang akan diadakan, tanggal, waktu dan tempat pelaksanaan acara.
Sertakan juga informasi tambahan lainnya bila ada, seperti tema acara, tema pakaian, agenda kegiatan hingga informasi khusus yang diperlukan oleh tamu undangan.
5. Penutup Surat
Setelah menjelaskan pesan inti dari surat undangan, terakhir tutup surat dengan menyampaikan ucapan terima kasih dan kalimat harapan atas kehadiran dari penerima surat.
Selain itu, jangan lupa untuk cantumkan nama dan tanda tangan dari pihak yang mengundang.
Baca juga: 6 Contoh Surat Lamaran Kerja di PT sebagai Karyawan yang Benar.
Contoh Surat Undangan Resmi dalam Bahasa Indonesia
1. Contoh Surat Undangan Rapat Resmi PDF
DOWNLOAD PDF
2. Contoh Surat Resmi Undangan Rapat Word
DOWNLOAD DOC
3. Contoh Surat Undangan Kegiatan Resmi
DOWNLOAD WORD
Baca juga: 4 Contoh Surat Rekomendasi Kerja dari Desa yang Lengkap.
4. Contoh Surat Undangan Seminar
DOWNLOAD DOC
5. Contoh Surat Undangan Musyawarah Resmi
Berikut ini adalah contoh surat undangan musyawarah resmi untuk warga. Kamu bisa menyesuaikan contoh berikut ini dengan tujuan dan isi dari undanganmu.
Panitia Peringatan Hari Kemerdekaan RI ke-78
RT 03 RW 08 Kelurahan XYZ
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Warga RT 03 RW 08
Di Tempat
Dengan Hormat,
Dalam rangka memperingati Hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke-78, kami selaku panitia mengundang Bapak/Ibu dan seluruh anggota keluarga untuk hadir dalam acara peringatan yang akan diselenggarakan:
Hari/Tanggal: Minggu, 17 Agustus 2023
Waktu: 07.00 WIB – selesai
Tempat: Lapangan Merdeka, RT 03 RW 08, Kelurahan XYZ
Rangkaian Acara:
- Upacara Bendera
- Lomba 17-an
- Penyerahan Hadiah
- Santunan kepada Anak Yatim
- Acara Ramah Tamah
Dress Code: Pakaian bebas, namun kami sarankan untuk menggunakan pakaian berwarna merah putih atau pakaian adat sebagai bentuk rasa cinta kita kepada tanah air.
Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu dan keluarga dalam perayaan ini. Mari kita rayakan hari kemerdekaan kita dengan penuh kegembiraan dan rasa persatuan.
Apabila ada pertanyaan lebih lanjut, silahkan hubungi Panitia (Bapak/Ibu XXX, no. telp: XXXXX).
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan terima kasih.
Panitia Peringatan Hari Kemerdekaan RI ke-78
(Nama Ketua Panitia)
6. Contoh Surat Undangan Dinas Resmi
DOWNLOAD DOC
7. Contoh Surat Undangan Resmi dalam Bahasa Inggris
Itulah beberapa contoh surat undangan resmi untuk kegiatan formal yang dapat kamu jadikan referensi. Unduh contoh di atas untuk memudahkan kamu dalam menyusun surat yang benar, ya!
Semoga artikel ini bermanfaat! Kamu bisa membaca informasi menarik lainnya di blog Evermos.
Selain itu, jika kamu ingin mendapatkan kesempatan untuk berpenghasilan tambahan tanpa modal, dan tidak perlu keluar rumah, kamu bisa cek di Evermos.
Pada platform tersebut, kamu bisa memulai usaha tanpa modal sebagai reseller.
Selain itu, apabila kamu adalah seorang pebisnis pemula, kamu juga bisa mendapatkan bimbingan yang sangat bermanfaat untuk keberjalanan usaha kamu.
Tertarik? Klik tombol di bawah ini untuk registrasi gratis!
Sania adalah SEO Content Writer yang aktif menulis di website Evermos. Lulus sebagai sarjana Ilmu Komunikasi, Sania sudah gemar berbagi perspektif dan informasi melalui tulisan sejak 2018. Hingga saat ini, Sania terus meningkatkan kemampuan menulis dan mengedit konten sesuai standar SEO.
